就活の終盤で「辞退を伝えるメール」を書くのは、胸がぎゅっと縮むほど気が重い作業です。
とはいえ、型を押さえれば数分で角の立たない文面に整えられ、相手企業の時間も自分の評判も守れます。
本稿では、件名から結びまでの正しい流れ、電話とメールの順序、理由の伝え方、そしてケース別のテンプレートを網羅します。
さらに、送信前チェックやトラブル時の対処も用意し、迷いを「すっと」減らします。
読み終えるころには、今の状況に合った一通を手早く作れるはずです。
言い換え例やNG表現も示すので、表現に自信がない方でも安心して使えます。
結論を先に、感謝とお詫びを端的に、事務連絡は漏れなくという三つの柱で進めます。
ビジネスマナーだけでなく、法的観点との境界も触れるため、将来の関係性を損なわずに辞退できます。
では、実務でそのまま使える形で解説していきます。
内定辞退メールの全体像
送信前の原則（決断の明確化と最終確認）
まずは決断を明確にし、迷いが残るなら保留にして関係者に相談するのが安全です。
曖昧な表現で様子を見ると、相手はスケジュールを確定できず更なる連絡が増えてしまいます。
内定承諾書の提出有無、入社日の設定、提出済み書類の有無を一覧にして確認します。
次に、辞退先と最終的に入社する企業名を間違えないよう、企業名の正式名称を手元メモに控えます。
最後に、電話かメールかの順序を決め、可能ならまず電話で要点を伝え、直後にメールで文書化します。
この二段構えは相手の「ぱっと」した判断を助け、誤解を減らします。
連絡の順序（電話→メールの型）
理想は平日朝の始業直後か昼一番に採用担当へ電話を入れ、結論とお詫びを先に伝えます。
その後、同日中にメールで正式に残します。
電話がどうしてもつながらない場合は、メールを先に送り、件名に緊急度を示しつつ再度の電話予定を本文で明記します。
電話の要点は三つで、結論、簡潔な理由、謝意と実務連絡です。
長い前置きは不要で、相手の時間を奪わないのが配慮になります。
トーンとNG表現
辞退はビジネス上の意思決定であり、感情の起伏を持ち込まず淡々と、しかし温度のある敬語でまとめます。
「御社よりも条件が良い会社に行く」といった比較や、内情への批判は避けます。
過度な自責も逆効果で、相手に心配を与えます。
推測的な表現「たぶん」「おそらく」は避け、確定した事実のみ述べます。
顔文字や過度な絵文字はビジネスでは不相応です。
一方で、選考への感謝や学びを一文に込めると、印象は「すんなり」穏やかになります。
件名・宛名・冒頭の書き方
件名の型と使い分け
件名は一目で要件が伝わることが最重要です。
おすすめは「内定辞退のご連絡（氏名）」または「内定辞退のお願い（氏名）」です。
面接日や候補日が近い場合は「至急」の語を付けると良いですが、乱用は避けます。
学校名や応募職種を入れると識別性が上がります。
例として「内定辞退のご連絡（〇〇大学 △△学部 △△太郎）」は採用管理上の検索にも強いです。
宛名・差出人情報の整え方
宛名は「会社正式名称＋部署＋役職＋氏名様」を基本にし、担当者名が不明なら「採用ご担当者様」で十分です。
社名の株式会社や合同会社の表記は省略しないのが無難です。
差出人欄はフルネーム、学校または現職、電話番号、メールアドレスを末尾に記載します。
署名は毎回固定の形を用意しておくと、送信のたびに「さっと」整います。
冒頭挨拶と名乗りの定型
冒頭は「いつもお世話になっております。〇〇大学の△△太郎です。」のように名乗りを含めます。
中途の場合は「株式会社□□より内定のご連絡を頂戴しております△△太郎です。」で問題ありません。
季節の挨拶は不要で、用件が急ぐ場面では省略が誠実です。
選考日や内定通知日を添えると相手が状況を「ぱぱっと」把握できます。
本文の核となる三要素
辞退の結論を先に述べる
最初の一文で辞退の意思を明確に伝えます。
例として「誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。」が使えます。
条件交渉と誤解されないよう、「辞退」という語をはっきり入れます。
多くの場合、ここで一拍置いてお詫びを続けると角が立ちません。
辞退理由の伝え方の幅
理由は短く客観的にまとめます。
新卒なら「他社の内定を受諾したため」、中途なら「現職の引き留めにより転職を断念したため」などが無難です。
家庭事情や健康面は詳細に踏み込まず、「一身上の都合のため」で十分です。
もし志望職種の方向性が変わったなら「志望領域が変化し、御社で十分に貢献できないと判断したため」とします。
嘘は禁物で、後日に整合性が崩れると信頼を損ねます。
なお、選考や社員への批判は書かず、ポジティブな学びに置き換えるのが「しっとり」した配慮です。
お詫びと感謝のバランス
採用側は工数を投じています。
そのため「お時間とご配慮を賜ったにもかかわらず、誠に申し訳ございません。」の一文は入れます。
同時に「面接や面談を通じて多くを学ばせていただきました。」と感謝を明記します。
謝り過ぎて自罰的になる必要はありませんが、事実としての負担に対する配慮は示します。
今後の連絡・返送物への言及
健康診断票や雇用契約書の原本、入社案内のUSBやIDなど、返却が必要なものに触れます。
「お送りいただいた書類は速やかに返送いたします。」や「指示に従って破棄または返却いたします。」と簡潔に記します。
問い合わせ先の希望があれば「本件に関するご連絡は本メール宛にお願いいたします。」とします。
ここまでで実務上の不明点が残らないように「きちんと」締めます。
テンプレート集とケース別の例文
新卒向けテンプレート
件名の例文は「内定辞退のご連絡（〇〇大学 △△学部 △△太郎）」です。
本文の例文は次の通りです。
「いつもお世話になっております。〇〇大学△△学部の△△太郎です。
誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
他社の内定を受諾したため、貴社にて十分に貢献することが難しいと判断いたしました。
選考の機会と多大なお時間を賜りましたこと、厚く御礼申し上げます。
お送りいただいた書類は、指示に従い速やかに返送または廃棄いたします。
本件につきご不明点がございましたら、本メール宛にご連絡いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
〇〇大学 △△学部 △△太郎。
電話番号。
メールアドレス。」とします。
改行位置は読みやすさを重視し、スマートフォンでの表示も意識します。
中途採用向けテンプレート
件名の例文は「内定辞退のご連絡（氏名／応募職種）」です。
本文の例文は次の通りです。
「いつもお世話になっております。△△太郎です。
このたびは内定のご連絡を賜り、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、現職との協議の結果、転職を見送ることといたしましたため、内定を辞退させていただきたく存じます。
採用にお時間を割いていただきましたこと、深く御礼申し上げます。
返却または破棄の必要な書類やデータがございましたら、ご指示いただけますと幸いです。
急なご連絡となり大変恐れ入りますが、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
△△太郎。
携帯番号。
メールアドレス。」とします。
中途では在職先との関係を簡潔に示し、詳細の記述は避けるのが「さっぱり」した配慮になります。
選考中・内々定の段階
内々定や最終面接後の辞退は、選考の混雑を避けるため早めに伝えます。
表現は「選考の辞退を希望いたします。」が適切で、「内定の辞退」とは言いません。
例文は「選考の辞退を希望いたします。貴重なお時間を頂戴しながら誠に申し訳ございません。」で十分です。
提出済みの個人情報の削除を依頼する場合は「個人情報の取り扱いにつきましては、御社の規程に従い適切にご対応いただけますと幸いです。」とします。
すでに承諾書を提出した場合
承諾書提出後でも辞退は可能ですが、相手への影響が大きいため、まず電話で謝意と結論を伝えます。
メールでは「承諾書提出後の辞退となり、誠に申し訳ございません。」と明示し、返送物と日程の提示を行います。
例として「健康診断書と入社案内一式は本日付で書留にて返送いたします。」と具体を添えます。
必要に応じて「違約金の有無」を確認する問い合わせが来ることがありますが、一般的には求められないため、冷静に「しっかり」対応します。
直前の辞退（入社前一か月以内）
入社直前の辞退は採用側の負担が最大化します。
この場合は、電話での謝罪と理由説明に加え、代替案として入社日の延期提案がないか先に検討してから連絡します。
メールでは「直前のご連絡となり誠に申し訳ございません。」と冒頭で触れ、返送物の日付や到着見込みを明記します。
また、オファーに含まれるPCや備品が事前送付されている場合は、追跡番号を記すと「てきぱき」と事務処理が進みます。
送る前の最終チェックリスト
誤送信・宛先ミス防止
宛先のToとCcを分け、Bcc多用は避けます。
社名と担当者名の漢字、役職を見直します。
過去のスレッドを流用する際は、本文末尾の署名と日付の更新を忘れないようにします。
添付ファイルは基本不要で、求められたときのみ送付します。
送信ボタンは一呼吸置いてから「すっ」と押します。
誤字脱字と数値表記
社名や製品名は公式サイト表記に合わせるのが無難です。
数字は半角で統一し、日付は西暦や和暦の混在を避けます。
学校名や学部名の略称は使わず、正式名称で書きます。
機種依存文字は避け、常用漢字で表記します。
読みづらい長文は二文に分けるなど、相手の可読性を「ぐっと」高めます。
送信時刻とリマインド
就業時間内の送信が基本で、深夜の送信は避けます。
どうしても遅い時刻になる場合は予約送信を活用します。
返信期限が迫る場合は、本文に「本日中に確認いただけますと幸いです。」と一文添えます。
先方から返信がない場合は、翌営業日に一度だけ丁寧にフォローします。
電話・口頭での伝え方
電話前の台本と要点メモ
台本は三行で十分です。
一行目は名乗り、二行目は結論、三行目は簡単な理由とお詫びです。
紙に書いて机の見える位置に置くと、緊張しても「すっと」読めます。
面談に発展した場合に備え、返送物とスケジュール案もメモしておきます。
実際の言い回しと受け答え
言い回しは「本日は内定の件でお電話いたしました。誠に恐縮ですが、辞退させていただければと存じます。」で始めます。
理由を聞かれたら「一身上の都合により、他社の内定を受諾いたしました。」のように短く答えます。
引き留めがあっても、感謝を述べつつ結論を変えない姿勢を保ちます。
最後に「本日中にメールでも正式にご連絡いたします。」と伝えると、事務処理が「さくさく」進みます。
反応が厳しい場合の切り返し
まれに強い口調で責められることがあります。
その場合でも反論や言い訳は避け、「貴重なお時間を頂戴しており、誠に申し訳ございません。」と繰り返しつつ要点に戻ります。
記録のため、通話後すぐにメールで内容を要約して送ります。
威圧的な要求や不適切な請求がある場合は、大学のキャリアセンターや労働相談窓口に「さっと」相談します。
よくある質問と迷いの処方箋
辞退理由はどこまで言うべきか
理由は一文で十分で、詳細な内情や比較は書きません。
「学びになった点」を一つ挙げることで、相手の投資に報いる姿勢を示します。
将来の再応募の可能性を残すためにも、中立的で穏当な表現を選びます。
SNSでの言及は避け、当事者間で完結させます。
機嫌を損ねたかもしれないとき
判断が遅れたり誤送信したりした場合は、即座にお詫びと訂正を送ります。
「先のメールに不備があり失礼いたしました。改めて正しい内容をお送りいたします。」の一文が有効です。
必要に応じて電話で補足し、誠意を示します。
小さな傷は早期の対応で「すっと」薄まります。
内定取り消しとの違い
内定辞退は応募者からの意思表示で、内定取り消しは企業からの措置です。
混同しないよう、言葉の選び方に注意します。
取り消しに関わる相談は専門窓口へと案内し、辞退の文脈では触れすぎないのが賢明です。
マナーと法的観点の境界
内定と労働契約の境界
一般に内定は労働契約の予約的性質を持つとされますが、入社前であれば辞退は可能です。
ただし、承諾後の辞退は相手への影響が大きく、マナー上は早期連絡が必須です。
違約金を請求する運用は実務上まれで、合意なく発生することは多くありません。
不安な場合は大学のキャリア支援や公的相談へ問い合わせると「ほっと」します。
返還物と個人情報の扱い
受領した紙書類やデータは、企業の指示に従い返却または適切に破棄します。
個人情報が含まれる添付メールは削除し、ゴミ箱からも完全に消去します。
郵送時は追跡可能な方法を選び、控えを保管します。
SNSへの投稿リスク
内定辞退の経緯をSNSに書くのは避けます。
特定可能な情報が拡散すると、双方の不利益が大きくなります。
感情の整理はオフラインで行い、記録は非公開のメモに残します。
具体テンプレのバリエーション
他社の内定を受諾した場合
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文例：
「いつもお世話になっております。〇〇大学△△学部の△△太郎です。
このたびは内定のご連絡を賜り、誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、他社の内定を受諾いたしましたため、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考に際し多大なお時間とご配慮をいただき、深く御礼申し上げます。
返却または破棄が必要な書類がございましたらご指示ください。
本件は私の意思によるものであり、貴社の選考やご対応に何ら問題はございません。
取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。
△△太郎／電話番号／メールアドレス。」
他社名は書かず、事実のみを簡潔に述べるのが「きびきび」とした配慮です。
進学・留学・資格取得を優先する場合
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文例：
「お世話になっております。△△太郎です。
誠に恐縮ですが、進学（修士課程進学）を決断いたしましたため、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考を通じて学びの多い機会を賜り、心より感謝申し上げます。
必要な手続きや返送物があればご教示ください。
短いご連絡となり恐れ入りますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
△△太郎／連絡先。」
学業の内容に深入りせず、決定事項として淡々と記します。
家庭の事情・健康上の理由で辞退する場合
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文例：
「いつもお世話になっております。△△太郎です。
一身上の都合（家族の介護のため／健康上の事情により）により、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。
選考の機会を頂戴しながら、このような結果となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
返却物の有無をご指示いただけますと幸いです。
貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
△△太郎／連絡先。」
具体の病名や家族構成は不要で、プライバシーを守るのが「そっと」した配慮です。
条件・勤務地が合わなかった場合
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文例：
「お世話になっております。△△太郎です。
勤務地・勤務条件を総合的に検討した結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。
この判断は私個人の事情によるもので、貴社のご提案に不備があったものではございません。
これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。
返送物等ございましたらご指示ください。
△△太郎／連絡先。」
比較や評価は書かず、自分の事情としてまとめると「さらり」と伝わります。
内々定・選考中の辞退
件名：選考辞退のご連絡（氏名）
本文例：
「お世話になっております。〇月〇日の面接にてお世話になりました△△太郎です。
誠に勝手ながら、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
貴重なお時間を頂戴しながら恐れ入ります。
個人情報等の取り扱いにつきましては、御社規程に従いご対応いただけますと幸いです。
これまでのご配慮に心より感謝申し上げます。
△△太郎／連絡先。」
「内定辞退」と混同せず、「選考辞退」と明記するのが「ていねい」な姿勢です。
内定承諾後の辞退（承諾書提出済み）
件名：内定辞退のお願い（氏名）
本文例：
「いつもお世話になっております。△△太郎です。
このたびは内定のご承諾後にもかかわらず、誠に申し訳ございませんが、事情により入社を見送る判断に至りました。
つきましては、内定辞退のお願いを申し上げます。
返却が必要な書類・備品につきましては、本日中に書留にて発送いたします（追跡番号：XXXX）。
ご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。
△△太郎／連絡先。」
具体の返送方法まで触れると事務処理が「さくさく」進みます。
悪い例と改善例
よくあるNG文面
「先日はありがとうございました。いろいろ考えた結果、やっぱり辞退したいです。すみません。」
砕けすぎ、主語が曖昧、敬語が不十分、事実関係の明示が不足しています。
改善後の文面
「お世話になっております。△△太郎です。
誠に恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
選考の機会を賜りましたこと、厚く御礼申し上げます。
返却物の有無をご教示ください。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。」
結論→お詫び→感謝→実務の順で、読み手の負担を「ぐっと」減らします。
断定と婉曲のバランス
「検討したい」「検討しております」は辞退なのか保留なのか不明瞭です。
辞退は意思決定ですから、「辞退いたします」と言い切り、交渉の余地がないことを示すのが「きっぱり」した誠実さです。
エージェント経由や複数内定の調整
エージェント経由の注意点
まず担当コンサルタントに電話で結論を伝え、企業への連絡はエージェント経由に統一します。
並行して企業へ直接メールするのは情報が「ちぐはぐ」になりやすいので避けます。
ただし、最終的な礼儀として企業宛ての簡潔なお礼メールを送ることは問題ありません。
複数社への同時辞退
件名と本文は各社ごとに固有情報を入れ、コピペ痕を残さないようにします。
採用日程や担当者名を本文に一文添えると、誠実さが「ふっと」伝わります。
誤送信防止のため、宛先は一社ずつ送るのが安全です。
返信が来ない・追加要望があるときの対処
返信がない場合
営業日で一～二日待ち、簡潔なフォローを一度だけ送ります。
例文：「先日、内定辞退のご連絡を差し上げました△△太郎です。
受領の可否と、返却等のご指示がございましたらご教示ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。」
何度も催促すると負担になるため、回数は「さっぱり」と絞ります。
詳細な理由を求められた場合
できる範囲で一文追加し、これ以上の説明は控えると伝えます。
例文：「個人的事情による判断であり、これ以上の詳細開示は差し控えさせてください。」
感情的な応酬を避け、記録が残るメールで淡々と返すのが「しずか」な防衛策です。
面談や再提案の打診が来た場合
結論が変わらないなら、感謝を述べて辞退します。
例文：「再度のご提案に感謝いたしますが、最終判断は変わりません。
お時間を頂戴することになりますので、面談のご厚意はお気持ちだけ頂戴いたします。」
相手の厚意を否定せず、しかし予定を増やさないのが「すっきり」した配慮です。
送るタイミングとスケジュールの実例
標準的な進め方
決断日当日の午前中に電話、同日中にメールで確定。
返送物があればその日のうちに発送し、追跡番号を即共有します。
この一連の流れを「さっと」終えると、先方の採用計画に支障が出にくくなります。
入社直前のケース
連絡は最優先で即時に。
電話→メール→返送の順を一日で完結させます。
日程や配送方法を本文に明記し、先方の作業を「すいすい」進める情報を添えます。
業界別の微差と社内事情
ベンチャー・中小企業
担当者と現場が近く、意思決定が速い傾向があります。
直前連絡は負担が大きいため、早めの意思表示が「ひやり」を避けます。
大手・グローバル
採用プロセスが標準化され、内定者管理ツールが使われることがあります。
候補者IDや応募職種を本文に入れると識別が「すっと」進みます。
官公庁・団体
期日や様式が明確です。
募集要項の記載に沿って文面を整え、提出物の返却可否も確認します。
形式を守る姿勢が「ぴしっ」と伝わります。
英文メールの書き方（海外拠点・外資向け）
シンプルな英語テンプレ
Subject: Notice of Declining Offer – Taro Yamada
Body:
“Dear Ms. Smith,
Thank you very much for offering me the [Position] at [Company].
After careful consideration, I have decided to decline the offer due to personal reasons.
I truly appreciate the time and consideration extended to me during the process.
Please let me know if any documents need to be returned or disposed of.
Wishing you and the team continued success.
Sincerely,
Taro Yamada
Phone / Email”
理由は “personal reasons” か “I have accepted another offer” 程度に留めるのが「さっぱり」しています。
よくあるトラブルとレス例
誤送信した場合
すぐに訂正メールを送ります。
例文：「先のメールは宛先に誤りがございました。
大変失礼いたしました。
正しい内容を改めて送付いたします。」
件名に「訂正」と入れると受信側の整理が「すっと」進みます。
連絡したのに電話が何度も来る場合
固定フレーズを準備します。
「本件はメールにて正式に辞退の意思をお伝えしております。
追加の情報提供は難しく、書面にてやり取りできれば幸いです。」
感情的にならず、窓口を一本化するのが「ひたひた」と効きます。
損害賠償や違約金への言及があった場合
まずは事実関係を確認し、記録を保全します。
必要に応じて大学のキャリアセンターや公的な労働相談窓口に相談します。
法的判断を断定せず、冷静に「しんと」対応します。
電話スクリプトの実例
ベーシック三行スクリプト
「採用ご担当の〇〇様でいらっしゃいますか。△△太郎と申します。」
「内定の件でお電話いたしました。誠に恐縮ですが、辞退させていただければと存じます。」
「事情は一身上の都合でございます。これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。併せて本日中にメールでご連絡いたします。」
短い台本でも、語尾まで整えておくと本番で「すっと」言えます。
理由追及への返し
「大変申し訳ございませんが、個人的事情のため詳細は差し控えさせてください。
御社の課題ではなく、私の意思決定によるものです。」
相手が納得しやすい言い回しで「とことこ」前進します。
送信前ミニチェック（自分で完結できる要点）
三十秒で見直す五箇所
件名は用件＋氏名になっているか。
宛名・社名・担当者の敬称に誤りはないか。
「辞退」の語が冒頭で明示されているか。
返送物・連絡先の記載はあるか。
過剰な謝罪や比較表現が紛れ込んでいないか。
この五つを確認するだけで品質が「ぐん」と安定します。
テンプレの自動化・再発防止
署名・基本文のスニペット化
メールソフトの定型文に「冒頭挨拶＋結論＋お詫び＋感謝＋実務＋署名」を登録します。
氏名と連絡先は自動挿入にし、大学名・応募職種・候補者IDを可変にしておくと「すいすい」使い回せます。
自分だけのチェックリスト
決断日、電話連絡の完了、メール送付、返送物の手配、追跡番号共有、受領確認、PCからのデータ削除。
これらを一枚のメモにして、終わったら「✓」を入れるだけにします。
タスク化すると迷いが「すっと」消えます。
例文ストック（コピペ用短文）
一文で済ませたいとき
「誠に恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。」
短くても、敬語と結論があれば印象は「かちっ」と整います。
受領確認のお願い
「本メールの受領をご返信にてお知らせいただけますと幸いです。」
相手の作業を促す一文を足すだけで処理が「てきぱき」と進みます。
返送方法の確認
「返却が必要な書類や備品がございましたら、宛先・方法をご教示ください。」
事務連絡の先回りで負担が「すっと」減ります。
まとめ
内定辞退メールは、結論を明確に、感謝とお詫びを端的に、実務情報を漏れなくという三点を押さえれば、短い文面でも十分に礼節が伝わります。
電話とメールの二段構え、理由は一文、返送物は即手配という流れを自分の型に落とし込めば、動揺しても「きちん」と対応できます。
本稿のテンプレとチェックリストをそのまま使い、今から三十分以内に一連の連絡を終える計画を立ててみてください。
そして、採用側も人です。
真摯な一通は次のご縁を傷つけませんし、むしろ「丁寧な人」という印象を残します。
あなたの次の一歩が、納得のいく選択でありますように。
焦らず、しかし確かに前へ進みましょう。
